Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT là việc người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần hàng khách trả lại, khi hóa đơn gốc đã lập trước lúc đơn bị hoàn. Đơn boom, giao thất bại mà chưa lập hóa đơn thì không phải lập gì thêm.

Kế toán đang cầm một đơn Shopee hoàn về và cần biết ba thứ: căn cứ nào, ghi từng ô ra sao, hạch toán vào đâu. Bài này trả lời đủ ba câu đó theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/7/2026, cập nhật tháng 10/2026.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT có phải lập hóa đơn điều chỉnh không?

Tùy thời điểm đơn bị hoàn. Đơn đã lập hóa đơn rồi khách mới trả hàng thì có: người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Đơn boom chưa lập hóa đơn thì không: xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT lúc này chỉ là không xuất hóa đơn.

“Đơn hoàn” là chữ dân sàn hay gõ, còn văn bản gọi là “trả lại hàng hóa”. Hai cách gọi chỉ cùng một việc, nên khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT, kế toán tra theo cụm “trả lại hàng hóa” trong văn bản.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT chia thành 3 tình huống, mỗi tình huống một cách xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT riêng.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi đã lập hóa đơn

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi đơn đã có hóa đơn là bắt buộc lập hóa đơn điều chỉnh giảm. Người bán điều chỉnh đúng phần hàng bị trả, không hủy hóa đơn gốc.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT ở tình huống này gồm hai việc: lập hóa đơn điều chỉnh và giữ hồ sơ trả hàng. Thiếu hồ sơ thì phần doanh thu giảm khó đứng vững khi bị kiểm tra.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT với đơn boom

Gốc của việc xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT với đơn boom nằm ở thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua. Đơn boom chưa giao được cho khách nên chưa đến thời điểm lập hóa đơn.

Vì vậy, xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT với đơn boom là không xuất hóa đơn cho đơn đó. Kế toán vẫn lưu trạng thái giao thất bại do sàn ghi nhận để giải trình khi đối chiếu doanh thu. Cách theo dõi chi phí đơn boom có ở bài đơn bom hàng là gì.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi khách trả một phần

Khách nhận 3 sản phẩm, trả lại 1 sản phẩm thì xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT chỉ điều chỉnh dòng hàng bị trả. Hai sản phẩm khách giữ lại vẫn là doanh thu của hóa đơn gốc, không đưa vào xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT.

Đổi hàng làm thay đổi giá trị đơn cũng xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT bằng hóa đơn điều chỉnh. Điểm này được ghi thẳng trong quy định về trả lại hàng hóa.

Căn cứ pháp lý nào quy định xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT?

Căn cứ chính là điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 01/7/2026. Văn bản này hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP, cũng là căn cứ nền của việc xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT.

Thông tư 91/2026/TT-BTC thay Thông tư 32/2025/TT-BTC kể từ 01/7/2026, theo khoản 2 Điều 25. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP từ cùng ngày, theo khoản 2 Điều 43. Tóm tắt điểm mới có ở bài Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Nguyên văn quy định dùng khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT:

> “Trường hợp người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa […] thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh” – điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.

Bảng 6 điểm căn cứ khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT:

Toàn văn hai văn bản đăng trên Cổng thông tin điện tử Chính phủ và trang Cục Thuế. Nên mở bản gốc khi trích dẫn căn cứ xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT trong công văn giải trình.

Ghi hóa đơn điều chỉnh khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT thế nào?

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”, ghi giá trị giảm bằng số âm. Khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT, người mua, tên hàng, thuế suất giữ đúng như hóa đơn gốc.

Từng ô trên hóa đơn khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT:

Ví dụ giả định xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT: hóa đơn gốc ghi tiền hàng 1.000.000 đồng, tiền thuế 100.000 đồng cho 2 sản phẩm. Khách trả 1 sản phẩm thì hóa đơn điều chỉnh ghi số lượng -1, thành tiền -500.000 đồng, tiền thuế -50.000 đồng.

5 bước xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT

Quy trình xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT cho đơn đã có hóa đơn gốc:

1. Lấy dữ liệu đơn hoàn từ sàn: tải báo cáo trả hàng trên Seller Center, lọc theo mã đơn và ngày hàng về kho.
2. Đối chiếu hàng thực nhận: kiểm số lượng, tình trạng hàng, lập phiếu nhập kho hàng bị trả.
3. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm: ghi dòng tham chiếu hóa đơn gốc, số âm cho số lượng, thành tiền, tiền thuế.
4. Ký số và gửi hóa đơn: hóa đơn có mã gửi cơ quan thuế cấp mã, hóa đơn không mã gửi người mua.
5. Lưu bộ hồ sơ trả hàng: báo cáo trả hàng của sàn, phiếu nhập kho, ảnh mở kiện, chứng từ hoàn tiền.

Bước 5 bắt buộc vì khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC yêu cầu có đủ hồ sơ trả hàng và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT mà thiếu bước này là hồ sơ hở.

Hạch toán và kê khai xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT vào đâu?

Doanh nghiệp theo Thông tư 99/2025/TT-BTC ghi Nợ TK 521, Nợ TK 33311, Có TK 131 cho phần doanh thu và thuế bị trả. Giá vốn hàng nhập lại ghi Nợ TK 156, Có TK 632. Thuế GTGT khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.

Định khoản khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT

Thông tư 99/2025/TT-BTC áp dụng từ 01/01/2026, hướng dẫn hàng bán bị trả lại tại Tài khoản 521 trong Phụ lục II. Tiếp ví dụ trên, bút toán xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT như sau:

Khi đối soát cho khách bán đa sàn, VAR eCOM mở TK 131 chi tiết theo từng sàn và từng shop. Nhờ vậy, sau khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT, số dư phải thu khớp với báo cáo thanh toán của sàn.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi hàng bán năm trước

Với hàng bán năm trước, xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT theo Thông tư 99/2025/TT-BTC chia hai trường hợp. Hàng bị trả trước thời điểm phát hành báo cáo tài chính thì ghi giảm doanh thu trên báo cáo kỳ trước. Hàng bị trả sau thời điểm đó thì ghi giảm doanh thu kỳ phát sinh.

Kê khai thuế GTGT khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT

Điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh lập ngày 05/11/2026 thì vào tờ khai tháng 11 hoặc quý 4/2026, tùy kỳ khai.

Hóa đơn điều chỉnh mang số âm nên tự trừ vào doanh thu và thuế đầu ra kỳ đó. Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT đúng cách thì không phải khai bổ sung kỳ của hóa đơn gốc.

Trường hợp nào xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khác đi?

Có 5 trường hợp làm kế toán lúng túng: hàng hoàn bị tráo, đổi hàng khác giá, đơn nhiều dòng hàng, bán đa sàn, và hóa đơn điều chỉnh rồi lại sai. Mỗi trường hợp xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT có một điểm khác quy trình chuẩn.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi hàng bị tráo

Ca thật một kế toán đưa lên nhóm: đơn hoàn về bị tráo một nửa, khiếu nại thành công, sàn đền bù 100% giá trị đơn. Phần hàng khách trả lại vẫn xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT bằng hóa đơn điều chỉnh giảm.

Khoản sàn đền bù có hai cách hiểu. Theo điểm b khoản 1 Điều 14 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, giá tính thuế GTGT không bao gồm các khoản thu về bồi thường bằng tiền. Theo cách này, tiền đền bù không phải doanh thu bán hàng và không lập hóa đơn.

Có nơi lại hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn cũ về 0 rồi xuất hóa đơn mới cho phần hàng được đền bù, tức coi đền bù là doanh thu. Hai cách xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT này cho ra nghĩa vụ thuế khác nhau, nên cần văn bản trả lời của cơ quan thuế quản lý trước khi chốt.

Một mã đơn sàn có 3 hóa đơn khi xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT thì không có quy định cấm. Các hóa đơn liên kết qua dòng “Điều chỉnh cho hóa đơn…” và ô ghi chú mã đơn.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi khách đổi hàng

Đổi size cùng giá không làm đổi giá trị đơn nên không cần xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT. Đổi sang mẫu đắt hơn hoặc rẻ hơn thì lập hóa đơn điều chỉnh tăng hoặc giảm phần chênh lệch.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT với đơn nhiều dòng hàng

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT ở đơn nhiều dòng chỉ ghi dòng hàng bị trả. Đơn có quà tặng kèm thì kiểm hóa đơn gốc có dòng quà tặng không, rồi điều chỉnh đúng dòng tương ứng.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi bán đa sàn

Khi xử lý hồ sơ một shop có tỷ lệ hoàn, hủy 20-22%, VAR eCOM ghi nhận lỗi hay gặp nhất là bỏ sót hóa đơn điều chỉnh. Thiếu bước xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT nên doanh thu trên tờ khai cao hơn thực tế, shop nộp thuế cả trên hàng đã bị trả.

Cách phòng là xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT theo tuần, không dồn cuối tháng. Mỗi sàn một file theo dõi: mã đơn, số hóa đơn gốc, số hóa đơn điều chỉnh, ngày hàng về kho.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi điều chỉnh rồi lại sai

Điểm a khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định lần xử lý sau theo hình thức đã dùng lần đầu. Đã xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT bằng điều chỉnh thì lần sau tiếp tục điều chỉnh, không chuyển sang thay thế.

Câu hỏi thường gặp

Đơn hoàn shopee xử lý hóa đơn thế nào?

Đơn Shopee đã lập hóa đơn thì lập hóa đơn điều chỉnh giảm phần hàng bị trả. Đơn chưa lập hóa đơn thì không xuất. Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT ở Shopee giống mọi sàn khác.

Boom hàng có phải điều chỉnh hóa đơn không?

Không, nếu chưa lập hóa đơn cho đơn đó, vì xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT chỉ áp dụng khi đã có hóa đơn gốc. Đơn boom chưa chuyển giao quyền sở hữu nên chưa đến thời điểm lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Hàng hoàn tiktok shop xuất hóa đơn ra sao?

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT ở TikTok Shop không xuất hóa đơn mới mà lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn gốc. Hồ sơ xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT ở TikTok Shop gồm báo cáo trả hàng từ Seller Center và phiếu nhập kho.

Đã xuất hóa đơn nhưng khách trả hàng thì kê khai kỳ nào?

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Hóa đơn gốc ở kỳ trước giữ nguyên, không khai bổ sung.

Đơn hoàn có phải xuất hóa đơn không?

Đơn hoàn không phát sinh hóa đơn bán hàng mới. Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT là lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho hóa đơn gốc, nếu hóa đơn gốc đã lập.

Kết luận

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT từ 01/7/2026 dựa vào điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: đơn đã có hóa đơn thì lập hóa đơn điều chỉnh, giá trị giảm ghi số âm. Đơn boom chưa lập hóa đơn thì không phải xử lý hóa đơn.

Xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT xong thì kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh và hạch toán qua TK 521 theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Riêng xử lý hóa đơn đơn hàng hoàn trên sàn TMĐT khi sàn đền bù hàng bị tráo còn hai cách hiểu, nên xin ý kiến cơ quan thuế quản lý.

Đọc thêm: hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn và đơn hàng hoàn có bị tính thuế không.