Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là quy trình người bán lập hóa đơn điện tử cho đơn hàng đã giao thành công trên Shopee, TikTok Shop hay Lazada, rồi gửi cho người mua và cơ quan thuế.
Bạn đang bán trên sàn nhưng chưa rõ mình có phải xuất hóa đơn không? Từ 01/07/2026, Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP, và hộ kinh doanh doanh thu năm trên 1 tỷ đồng bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Bài này hướng dẫn cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử theo 5 bước, kèm bảng phân biệt hóa đơn với thuế sàn nộp thay.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là gì?
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là chuỗi thao tác để người bán lập hóa đơn điện tử cho đơn hàng đã giao thành công, gửi hóa đơn cho người mua và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế. Người bán là chủ thể lập hóa đơn, còn sàn là nơi cung cấp dữ liệu đơn hàng.
Hiểu đúng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử giúp shop đa sàn không bỏ sót nghĩa vụ và không nộp thuế trùng. Với shop có hàng trăm đơn mỗi ngày, cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cần chuẩn hóa từ dữ liệu đầu vào chứ không làm tay từng đơn.
Cập nhật tháng 10/2026, khung pháp lý của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Nghị định này thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.
Bán hàng trên sàn có phải xuất hóa đơn không?
Có, theo cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hiện hành, người bán trên sàn vẫn có nghĩa vụ lập và giao hóa đơn khi bán hàng hóa cho khách. Riêng hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 1 tỷ đồng thì bắt buộc dùng hóa đơn điện tử. Đó là hóa đơn có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Nhiều chủ shop nhầm rằng sàn đã khấu trừ thuế thì không cần hóa đơn nữa. Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử và thuế sàn nộp thay là hai nghĩa vụ tách bạch.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử phụ thuộc vào loại hình và doanh thu của bạn. Ba nhóm dưới đây là cách phân loại nhanh nhất.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cho hộ kinh doanh trên 1 tỷ đồng
Nhóm này bắt buộc áp dụng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử theo Điều 6 khoản 1 điểm d Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử có hai lựa chọn: hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cho hộ kinh doanh từ 1 tỷ đồng trở xuống
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử với nhóm này không bắt buộc, nhưng vẫn được đăng ký nếu có nhu cầu. Điều 6 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hộ không thuộc diện bắt buộc mà muốn áp dụng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử thì đăng ký hóa đơn có mã hoặc hóa đơn từ máy tính tiền.
Căn cứ pháp lý của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là gì?
Căn cứ chính của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, ban hành ngày 30/06/2026 và có hiệu lực từ ngày 01/07/2026. Phần thuế sàn khấu trừ và nộp thay nằm ở Nghị định 252/2026/NĐ-CP, hướng dẫn Luật Quản lý thuế.
Điều 17 khoản 1 điểm c của Nghị định 254/2026/NĐ-CP trao cho người bán quyền yêu cầu chủ quản nền tảng cung cấp dữ liệu:
> Yêu cầu chủ quản nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số cung cấp thông tin người mua, thông tin liên quan đến giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng trên hệ thống để người bán lập hóa đơn điện tử.
Điều 19 khoản 2 cùng nghị định đặt trách nhiệm tương ứng lên chủ quản nền tảng. Trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, nghĩa vụ lập và giao hóa đơn cho khách vẫn thuộc người bán theo Điều 17 khoản 2 điểm a.
Bạn có thể tra thêm văn bản gốc trên cổng Chính phủ hoặc Tổng cục Thuế. Hai trang này chỉ là nơi để bạn đối chiếu, còn số hiệu trong bài do VAR eCOM tra từ kho văn bản nội bộ.
Khi nào phải xuất hóa đơn bán hàng trên sàn?
Trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, dù đã thu tiền hay chưa. Quy định này nằm tại Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Với đơn hàng sàn, điểm chuyển giao thường gắn với trạng thái giao thành công hoặc hoàn tất đơn. Vì thế trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, dữ liệu trạng thái do sàn cung cấp là căn cứ quan trọng để chốt ngày lập hóa đơn.
Trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, nếu hóa đơn thuộc loại không có mã, bạn gửi hóa đơn cho người mua và cơ quan thuế chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập. Quy định này ở Điều 16 khoản 3 điểm a.3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bài thời điểm xuất hóa đơn đúng quy định phân tích thêm các tình huống giao nhiều lần và thu tiền trước. Khi áp dụng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, bạn nên chốt một quy tắc ngày lập hóa đơn cho cả shop để đối soát không bị lệch kỳ.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử gồm mấy bước?
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử gồm 5 bước: đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, kết nối dữ liệu đơn hàng, đối chiếu trạng thái đơn, lập và gửi hóa đơn, rồi lưu trữ và đối soát. Mỗi bước của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử có một đầu ra rõ ràng để kế toán kiểm tra được.
Dưới đây là cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử theo trình tự VAR eCOM áp dụng cho khách đa sàn:
- Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và được cơ quan thuế chấp nhận.
- Kết nối hoặc xuất dữ liệu đơn hàng từ từng sàn.
- Lọc đơn đã hoàn tất, loại đơn hủy và đơn hoàn.
- Lập hóa đơn, gửi người mua và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
- Lưu trữ hóa đơn và đối soát với doanh thu sàn, tiền về ngân hàng.
Bước 1 của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: đăng ký hóa đơn điện tử
Bước đầu của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là mua dịch vụ hóa đơn điện tử từ một tổ chức cung cấp giải pháp, rồi đăng ký theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Điều 17 khoản 2 điểm c Nghị định 254/2026/NĐ-CP ghi rõ nghĩa vụ đăng ký sử dụng và chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế.
Hãy hoàn tất đăng ký trước khi lập hóa đơn đầu tiên. Làm đúng thứ tự này giúp tránh phải xử lý hóa đơn lập sai thời điểm.
Bước 2 của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: lấy dữ liệu đơn hàng
Khi áp dụng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, dữ liệu cần có gồm thông tin người mua, thời điểm giao hàng, giá trị đơn và trạng thái hoàn tất. Đây đúng là các nhóm thông tin mà Điều 17 và Điều 19 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu sàn cung cấp cho người bán.
Bước 3 của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: lọc đơn hoàn tất
Theo cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, chỉ đơn đã giao thành công mới đủ điều kiện lập hóa đơn. Đơn hủy, đơn chưa giao và đơn đang trong thời hạn trả hàng cần được tách riêng để không xuất nhầm.
Trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, trường hợp hoàn tiền sau khi đã xuất hóa đơn cần xử lý riêng, xem bài hoàn tiền khách hàng có phải xuất hóa đơn không. Bạn đừng xóa đơn trên sàn rồi để hóa đơn đã lập treo trong hệ thống.
Bước 4 của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: lập và gửi hóa đơn
Trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, hóa đơn phải đủ nội dung bắt buộc tại Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, gồm ký hiệu, tên hàng, số lượng, đơn giá và thuế suất nếu có. Phần mềm hóa đơn thường tự điền sau khi bạn nhập mã số thuế người mua.
Bước 5 của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: lưu trữ và đối soát
Bước cuối của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử là lưu trữ: hóa đơn điện tử phải được lưu dưới dạng thông điệp dữ liệu, sẵn sàng tra cứu hoặc in khi cơ quan chức năng yêu cầu. Quy định này nằm tại Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Mỗi tháng, hãy đối chiếu kết quả cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử với 3 con số: doanh thu trên hóa đơn, doanh thu báo trên sàn và tiền thực về tài khoản. Chênh lệch là dấu hiệu của đơn hoàn, voucher hoặc phí chưa được ghi nhận.
Sàn khấu trừ thuế thay có thay được hóa đơn không?
Không. Thuế sàn khấu trừ và nộp thay là nghĩa vụ về thuế, còn hóa đơn là chứng từ giao dịch với người mua. Hai việc này tồn tại song song, nên cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử vẫn phải thực hiện dù sàn đã nộp thuế thay.
Từ 01/07/2026, phần khấu trừ và nộp thay đối với hoạt động trên nền tảng thương mại điện tử được hướng dẫn tại Điều 43 đến Điều 46 Nghị định 252/2026/NĐ-CP. Bảng dưới đây giúp bạn phân biệt nhanh:
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử | Thuế sàn nộp thay |
|---|---|---|
| Bản chất của cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử | Chứng từ bán hàng cho người mua | Nghĩa vụ thuế của người bán |
| Ai thực hiện cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử | Người bán lập và gửi | Chủ quản nền tảng khấu trừ, nộp thay |
| Căn cứ | Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Nghị định 252/2026/NĐ-CP |
| Có thay được cái còn lại không | Không | Không |
Khi kê khai theo cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, bạn cần đối chiếu số thuế sàn đã nộp thay để tránh nộp trùng.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cho khách mua online cần lưu ý gì?
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cho khách mua online cần ba điểm: dữ liệu người mua phải lấy từ sàn, ngày lập hóa đơn bám theo ngày giao thành công, và hóa đơn phải khớp với đối soát doanh thu. Thiếu một trong ba điểm là dễ lệch số liệu khi cơ quan thuế đối chiếu.
Trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, khi xuất hóa đơn cho khách mua hàng online, hãy kiểm tra họ có yêu cầu hóa đơn có tên và mã số thuế hay không. Điều 18 Nghị định 254/2026/NĐ-CP trao cho người mua quyền yêu cầu hóa đơn hợp pháp và nghĩa vụ cung cấp thông tin chính xác.
Quy trình xuất hóa đơn bán hàng online ổn định cần ít nhất 3 lớp kiểm soát: lọc trạng thái đơn, đối chiếu giá trị đơn với sao kê, và rà hóa đơn cuối tháng. Shop 5 tỷ đồng mỗi năm trở lên nên đặt lịch rà soát cố định, chẳng hạn ngày 05 hằng tháng.
Dịch vụ hỗ trợ cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: tự làm hay thuê ngoài?
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử và hóa đơn điện tử cho shop online có hai hướng triển khai: tự vận hành phần mềm hóa đơn hoặc giao cho đơn vị kế toán chuyên TMĐT. Shop dưới 100 đơn mỗi ngày thường tự làm được, còn shop đa sàn trên 500 đơn mỗi ngày dễ sai sót nếu làm thủ công.
VAR eCOM hỗ trợ khách thiết lập cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử từ khâu đăng ký, kết nối dữ liệu đến đối soát với doanh thu sàn. Trong 2 tháng setup, đội ngũ chuẩn hóa mã SKU và quy trình để khách tự xuất hóa đơn đúng hạn.
Dữ liệu kế toán nằm trên tài khoản MISA riêng của khách, VAR eCOM không giữ lại khi kết thúc hợp đồng. Bạn có thể xem thêm giải pháp xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử của công ty.
Chọn công cụ nào cho cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cũng cần có khả năng xuất dữ liệu theo định dạng cơ quan thuế yêu cầu.
Những lỗi thường gặp khi áp dụng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử thường sai ở năm điểm: xuất hóa đơn khi đơn chưa hoàn tất, bỏ sót đơn hoàn, nhầm thuế sàn nộp thay với hóa đơn, không lưu dữ liệu và lập hóa đơn lệch kỳ. Mỗi lỗi đều dẫn tới sai lệch giữa doanh thu kê khai và dữ liệu sàn báo cáo.
Lỗi thứ nhất trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: xuất hóa đơn ngay khi khách đặt đơn. Theo Điều 9 khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, thời điểm lập hóa đơn gắn với chuyển giao hàng hóa, không phải lúc đặt hàng.
Lỗi thứ hai trong cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử: tin rằng sàn đã nộp thuế thay thì không cần hóa đơn. Lỗi thứ ba: không đối soát hóa đơn với sao kê, khiến chênh lệch tồn tại nhiều tháng.
Câu hỏi thường gặp về cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử
Sàn có tự áp dụng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cho người bán không?
Theo cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hiện hành, người bán là bên lập hóa đơn cho khách. Sàn có trách nhiệm cung cấp thông tin người mua và trạng thái đơn theo Điều 19 khoản 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Bạn cần kiểm tra chính sách của từng sàn tại thời điểm xuất hóa đơn.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử có bắt buộc với hộ dưới 1 tỷ đồng không?
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử không bắt buộc với nhóm này theo ngưỡng tại Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, nhưng được đăng ký nếu có nhu cầu. Bạn nên theo dõi doanh thu lũy kế để chuẩn bị khi chạm mốc 1 tỷ đồng.
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử khi khách yêu cầu hóa đơn đỏ?
Theo cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử, bạn lấy mã số thuế, tên và địa chỉ đơn vị mua, rồi lập hóa đơn điện tử theo nội dung Điều 10 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Điều 18 của nghị định cho phép người mua yêu cầu hóa đơn hợp pháp khi mua hàng.
Sàn đã khấu trừ thuế thì có phải áp dụng cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử không?
Có. Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử và thuế sàn nộp thay là hai nghĩa vụ riêng. Bạn vẫn phải lập hóa đơn khi thuộc diện bắt buộc, còn số thuế sàn đã nộp được đối chiếu khi kê khai.
Lời kết
Cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử đi theo một nguyên tắc: người bán lập hóa đơn đúng thời điểm giao hàng, dựa trên dữ liệu sàn cung cấp. Ngưỡng 1 tỷ đồng đối với hộ kinh doanh và mốc 01/07/2026 là hai điểm bạn cần ghi nhớ trước tiên.
Nếu bạn cần rà lại cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử cho shop đa sàn, VAR eCOM nhận tư vấn qua hotline 082 6868 007 hoặc Zalo zalo.me/varecom. Chuyên viên sẽ đối chiếu cách xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hiện tại của bạn với quy định mới nhất.
