Hủy hóa đơn điện tử đã lập là cách gọi quen thuộc của việc xử lý hóa đơn đã phát hành nhưng bị sai hoặc không còn giao dịch. Từ 01/07/2026, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không có hướng hủy riêng, mà chia thành thông báo, điều chỉnh và thay thế.

Vậy hủy hóa đơn điện tử đã lập còn được làm không, hóa đơn đã gửi khách xử lý ra sao, hoàn đơn trả hàng làm thế nào? Bài này tổng hợp đầy đủ cho chủ shop và kế toán, cập nhật tháng 10/2026.

Hủy hóa đơn điện tử đã lập là gì và từ 01/07/2026 còn làm được không?

Hủy hóa đơn điện tử đã lập là việc người bán làm cho hóa đơn đã phát hành mất giá trị sử dụng để thay bằng hóa đơn khác. Từ 01/07/2026, Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC chỉ có ba hướng cho hóa đơn lập sai: thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế. Văn bản không có hướng hủy hóa đơn điện tử đã lập sai như trước.

Vì vậy, hủy hóa đơn điện tử đã lập trong thực tế là chọn đúng một trong ba hướng đó. Điều 10 áp dụng cho hóa đơn đã được cấp mã và hóa đơn không mã đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế.

Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026 và làm Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực theo Điều 43. Mọi thao tác hủy hóa đơn điện tử đã lập đều phải bám Nghị định này và Thông tư 91/2026/TT-BTC ban hành ngày 30/06/2026.

Hủy hóa đơn điện tử đã lập sai được xử lý theo cách nào?

Hủy hóa đơn điện tử đã lập sai được thay bằng ba cách: thông báo sai sót, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế. Cách nào áp dụng phụ thuộc vào nội dung bị sai. Chọn nhầm cách sẽ làm hồ sơ lệch khi cơ quan thuế kiểm tra.

Bảng dưới đây giúp kế toán chọn nhanh thay cho việc hủy hóa đơn điện tử đã lập:

Cả bốn dòng đều không có thao tác hủy hóa đơn điện tử đã lập. Đó là điểm khác biệt lớn nhất mà người làm kế toán cần nhớ.

Khi nào chỉ cần thông báo, không phải hủy hóa đơn điện tử đã lập?

Chỉ cần thông báo khi hóa đơn sai tên, địa chỉ hoặc nội dung khác nhưng đúng mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế và hàng hóa. Người bán báo cho người mua và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT cho cơ quan thuế. Lúc này không cần hủy hóa đơn điện tử đã lập và cũng không phải lập hóa đơn mới.

> Theo Điều 10 khoản 1 điểm a Thông tư 91/2026/TT-BTC, người bán “thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn”.

Đây là lỗi hay gặp khi xuất hóa đơn cho khách mua sỉ. Bạn chỉ mất vài phút lập thông báo thay vì hủy hóa đơn điện tử đã lập rồi xuất lại từ đầu.

Sau khi gửi thông báo, hệ thống thông tin quản lý thuế tự động gửi Mẫu 01/TB-SSĐT xác nhận đã tiếp nhận. Hãy lưu thông báo này cùng hồ sơ khi xử lý hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Khi nào phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế thay cho hủy hóa đơn điện tử đã lập?

Phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế khi hóa đơn sai mã số thuế, tên hàng hóa, số tiền, thuế suất, tiền thuế hoặc nội dung bắt buộc khác. Người bán được chọn một trong hai cách. Cả hai đều là lối thay thế cho việc hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Hóa đơn điều chỉnh có thay được hủy hóa đơn điện tử đã lập không?

Hóa đơn điều chỉnh sửa giá trị mà không xóa hóa đơn gốc. Hóa đơn này thay cho hủy hóa đơn điện tử đã lập và phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Điều chỉnh tăng ghi số dương, điều chỉnh giảm ghi số âm theo Điều 10 khoản 6 điểm c; cách này không hủy hóa đơn điện tử đã lập mà ghi thêm phần chênh lệch.

Ví dụ, hóa đơn 10.000.000 đồng nhưng giá đúng 9.000.000 đồng thì lập hóa đơn điều chỉnh giảm số âm 1.000.000 đồng, không hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Hóa đơn thay thế có phải là hủy hóa đơn điện tử đã lập không?

Hóa đơn thay thế là hóa đơn mới thế chỗ hóa đơn đã lập sai và phải có dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Người bán ký số rồi gửi cho người mua, hoặc gửi cơ quan thuế cấp mã nếu dùng hóa đơn có mã. Đây là lối thứ hai thay cho hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Hóa đơn gốc vẫn còn trên hệ thống như bản ghi lịch sử, nên đây không phải hủy hóa đơn điện tử đã lập theo nghĩa xóa hẳn.

Hóa đơn từ máy tính tiền đã lập sai phải xử lý bằng hóa đơn thay thế, theo Điều 10 khoản 1 điểm c. Nên rà hóa đơn cuối ngày để khỏi phải hủy hóa đơn điện tử đã lập dồn cuối tháng.

Hóa đơn điện tử đã gửi cho khách có hủy hóa đơn điện tử đã lập được không?

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không cho phép hủy hóa đơn điện tử đã lập chỉ vì hóa đơn đã gửi cho khách. Người bán vẫn xử lý bằng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế tùy lỗi sai.

Trước khi điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức, hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh thì hai bên lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo trên website của người bán nếu có.

Người bán lưu văn bản này và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Nhiều shop bỏ sót bước này khi tự hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Người bán không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận trong ba trường hợp: dữ liệu chuyển theo Bảng tổng hợp, theo Bảng thông tin chi tiết giao dịch, và mua bán hàng hóa trên nền tảng thương mại điện tử, nền tảng số khác. Nhóm cuối đặc biệt có lợi cho shop bán trên sàn khi phải hủy hóa đơn điện tử đã lập vì đơn hoàn.

Hoàn đơn, trả hàng xử lý hóa đơn thế nào thay cho hủy hóa đơn điện tử đã lập?

Khi người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, người bán lập hóa đơn điều chỉnh theo Điều 10 khoản 5 điểm c.1 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Trường hợp đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua cũng xử lý như vậy.

Ngoại lệ của cách thay hủy hóa đơn điện tử đã lập này là khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn lúc trả lại hàng. Khi đó người mua lập hóa đơn điện tử giao cho người bán và hai bên thực hiện nghĩa vụ thuế theo quy định.

Dù không hủy hóa đơn điện tử đã lập, cả hai bên phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ về việc trả lại hàng và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Xem thêm cách điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn thương mại điện tử và nghĩa vụ thuế của đơn hàng hoàn.

Khách trả hàng có phải xuất hóa đơn điều chỉnh không?

Có, dù không hủy hóa đơn điện tử đã lập. Theo Điều 10 khoản 5 điểm c.1, người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm khi khách trả hàng, trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập. Về kê khai, người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được, theo khoản 6 điểm d.

Nếu giao dịch thu tiền trước rồi bị hủy hoặc chấm dứt, người bán điều chỉnh hóa đơn đã lập theo điểm c.4 khoản 5, thay vì hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Hóa đơn lập nhầm xử lý thế nào khi không hủy hóa đơn điện tử đã lập được?

Hóa đơn lập nhầm thông tin được xử lý theo Điều 10 khoản 1: thông báo nếu chỉ sai tên, địa chỉ; điều chỉnh hoặc thay thế nếu sai nội dung quan trọng. Không có cách hủy hóa đơn điện tử đã lập nhầm bằng việc xóa khỏi hệ thống. Bạn phải để lại dấu vết xử lý rõ ràng.

Khi xử lý hủy hóa đơn điện tử đã lập nhiều lần, nếu lần đầu đã xử lý bằng điều chỉnh hoặc thay thế, các lần sai tiếp theo xử lý theo đúng hình thức đó, theo khoản 6 điểm a.

Nếu trong tháng lập sai cùng thông tin trên nhiều hóa đơn của một người mua, bạn được lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho cả nhóm, kèm Bảng kê Mẫu 01/BK-ĐCTT. Cách này giúp bạn khỏi phải hủy hóa đơn điện tử đã lập từng hóa đơn một.

Với tình huống lập nhầm cả một giao dịch chưa từng phát sinh, kho tra cứu của VAR eCOM chưa có hướng dẫn riêng về hủy hóa đơn điện tử đã lập. Bạn nên hỏi chuyên viên thuế trước khi thao tác.

Quy trình 5 bước xử lý khi cần hủy hóa đơn điện tử đã lập

Mỗi bước dưới đây đều bám Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC khi bạn cần hủy hóa đơn điện tử đã lập.

1. Rà soát hóa đơn sai: Xác định sai ở tên, địa chỉ, mã số thuế, hàng hóa, số tiền hay thuế suất, rồi đối chiếu đơn hàng.
2. Chọn hướng thay cho hủy hóa đơn điện tử đã lập: thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế theo bảng ở trên.
3. Thỏa thuận với người mua: Lập văn bản nếu người mua là tổ chức hoặc hộ kinh doanh; người mua cá nhân thì thông báo.
4. Lập và gửi: Lập hóa đơn có đủ dòng chữ bắt buộc hoặc gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu cơ quan thuế phát hiện sai, họ gửi Mẫu 01/TB-RSĐT.
5. Kê khai và lưu hồ sơ: Kê khai đúng kỳ, lưu thỏa thuận, thông báo tiếp nhận và chứng từ hoàn trả.

Làm đủ năm bước, bạn xử lý xong tình huống mà trước đây nhiều người gọi là hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Xử lý sai cách khi hủy hóa đơn điện tử đã lập có bị phạt không?

Có thể bị phạt khi hủy hóa đơn điện tử đã lập sai cách. Điều 29 khoản 2 Nghị định 125/2020/NĐ-CP phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với hành vi lập sai hoặc không đầy đủ nội dung của thông báo, báo cáo về hóa đơn gửi cơ quan thuế. Mức này áp dụng đối với tổ chức.

Theo Điều 7 của Nghị định này, mức phạt tổ chức gấp hai lần cá nhân và hộ kinh doanh áp dụng như cá nhân. Hộ kinh doanh sai thông báo về hủy hóa đơn điện tử đã lập có thể chịu 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng.

Nếu tự phát hiện sai sót khi hủy hóa đơn điện tử đã lập và lập lại thông báo đúng quy định trước khi cơ quan thuế ban hành quyết định thanh tra, kiểm tra thuế tại trụ sở thì không bị xử phạt. Vì vậy hãy rà mọi thông báo về hủy hóa đơn điện tử đã lập ngay khi phát hiện lỗi.

Điều 4 khoản 2 điểm a Nghị định 125/2020/NĐ-CP còn xếp hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc vào nhóm sử dụng không hợp pháp hóa đơn. Bạn không nên để hóa đơn sai nằm đó thay vì xử lý hủy hóa đơn điện tử đã lập đúng quy định.

Shop đa sàn làm gì để ít phải hủy hóa đơn điện tử đã lập?

Shop đa sàn nên xuất hóa đơn theo trạng thái hoàn tất đơn hàng, đối chiếu đơn hoàn hằng ngày và chuẩn hóa dữ liệu người mua từ đầu. Khi hóa đơn đúng ngay từ đầu, bạn gần như không phải hủy hóa đơn điện tử đã lập về sau. VAR eCOM làm việc này mỗi ngày cho 500+ doanh nghiệp thương mại điện tử.

Điều 19 khoản 2 Nghị định 254/2026/NĐ-CP giao chủ quản nền tảng thương mại điện tử cung cấp thông tin người mua, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng. Hãy dùng dữ liệu này để lập hóa đơn, tránh phải hủy hóa đơn điện tử đã lập.

VAR eCOM đối soát ba chiều giữa sàn, ngân hàng và kế toán nên đơn hoàn được phát hiện trước kỳ kê khai và giảm số lần hủy hóa đơn điện tử đã lập. Bạn có thể xem giải pháp xuất hóa đơn trên sàn thương mại điện tử hoặc 6 thay đổi hóa đơn điện tử từ 01/07/2026.

Tra thêm tại Cục Thuế và Cổng thông tin điện tử Chính phủ.

Câu hỏi thường gặp về hủy hóa đơn điện tử đã lập

Hóa đơn điện tử đã gửi cho khách có hủy được không?

Theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn đã lập sai được xử lý bằng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế, không có hướng hủy hóa đơn điện tử đã lập. Với người mua là tổ chức hoặc hộ kinh doanh, hai bên nên lập văn bản thỏa thuận.

Xóa bỏ hóa đơn điện tử có được không?

Điều 10 không quy định thao tác xóa bỏ hóa đơn điện tử đã lập sai. Người bán xử lý bằng thông báo, điều chỉnh hoặc thay thế để lại dấu vết rõ ràng, thay vì hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Hoàn đơn trả hàng xử lý hóa đơn thế nào?

Người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm khi khách trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng, trừ khi hai bên thỏa thuận người mua lập hóa đơn, không hủy hóa đơn điện tử đã lập. Cả hai bên phải lưu hồ sơ trả hàng của đơn hủy hóa đơn điện tử đã lập.

Hóa đơn lập nhầm xử lý thế nào?

Không hủy hóa đơn điện tử đã lập nhầm. Sai tên, địa chỉ thì thông báo và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT; sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hàng hóa thì điều chỉnh hoặc thay thế.

Cần chuyên gia hủy hóa đơn điện tử đã lập đúng quy định cho shop đa sàn?

Nếu doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh của bạn có nhiều hóa đơn phải điều chỉnh, thay thế do đơn hoàn và đa sàn, hãy để VAR eCOM rà soát toàn bộ, thay vì tự hủy hóa đơn điện tử đã lập. Đội ngũ có 10+ năm kinh nghiệm và đã xử lý hơn 15.000 vấn đề kế toán, thuế cho nhà bán hàng thương mại điện tử.

Liên hệ hotline 082 6868 007 hoặc Zalo zalo.me/varecom để được tư vấn cách hủy hóa đơn điện tử đã lập, điều chỉnh và thay thế đúng quy định hiện hành.