Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không là câu hỏi kế toán gặp mỗi khi đối soát sàn thấy phí bị trừ mà không có hóa đơn đầu vào. Theo Nghị định 320/2025/NĐ-CP, khoản chi muốn được trừ phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định.
Bài này trả lời chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không theo từng tầng: căn cứ, cách ghi sổ và cách xử lý phí vận chuyển hoàn hàng của Shopee. Nội dung cập nhật tháng 10/2026, dành cho kế toán viên.
Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Tùy trường hợp, nhưng với phí sàn trừ qua đối soát thì thường là không được trừ nếu sàn không xuất hóa đơn. Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đòi khoản chi phải có đủ hóa đơn, chứng từ. Chưa có văn bản cho phép dùng báo cáo đối soát thay hóa đơn. Đó là đáp án nhanh cho chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không.
Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không gồm hai việc tách bạch: ghi sổ kế toán và tính chi phí được trừ khi quyết toán.
Còn chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không phụ thuộc điều kiện của pháp luật thuế, không phụ thuộc việc bạn đã ghi sổ hay chưa. Vì thế kế toán viên hay gõ chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không lên Google để tìm chỗ chống lưng.
Ca điển hình VAR eCOM gặp khi rà hồ sơ shop bán sàn: báo cáo đối soát Shopee trừ phí vận chuyển của đơn hoàn và đơn giao không thành công, nhưng hóa đơn đầu vào không có dòng nào cho khoản đó. Ở ca này, chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không là câu hỏi đầu tiên.
Căn cứ pháp lý nào quy định chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Căn cứ là Điều 9 Luật Thuế TNDN số 67/2025/QH15 và Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP. Hai văn bản cùng đặt điều kiện: có đủ hóa đơn, chứng từ và có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khi đạt ngưỡng. Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không vì thế được xét theo cả hai văn bản.
Luật 67/2025/QH15 có hiệu lực từ 01/10/2025, Nghị định 320/2025/NĐ-CP ban hành ngày 15/12/2025. Tra căn cứ chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không thì đọc hai văn bản cạnh nhau.
Điều 9 Khoản 1 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đặt ba điều kiện cộng dồn cho chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không:
- Điểm a: khoản chi thực tế phát sinh, liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Điểm b: khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật.
- Điểm c: từ 05 triệu đồng trở lên mỗi lần thì phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
> Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định của pháp luật. (Điều 9 Khoản 1 điểm b Nghị định 320/2025/NĐ-CP)
Thiếu điểm b thì khoản chi rơi khỏi chi phí được trừ, dù điểm a và điểm c đều đạt. Vì vậy chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không luôn quay về một câu: khoản này có thuộc diện ngoại lệ nào không.
Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/07/2026 cho shop quyền đòi hóa đơn. Điều 17 Khoản 2 điểm a đặt nghĩa vụ lập và giao hóa đơn cho bên cung cấp dịch vụ, còn Điều 18 Khoản 1 điểm a cho người mua quyền yêu cầu hóa đơn hợp pháp.
Hai điều này không nói riêng về phí hoàn hàng, nên với chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không ở khoản này, bên lập hóa đơn phải xác định từ điều khoản của sàn. Quyền đòi hóa đơn giúp xử lý chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không từ gốc.
Ghi chứng từ khi chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không còn bỏ ngỏ thế nào?
Ghi theo số tiền thực trừ trong báo cáo thu nhập, để trống ô hóa đơn và thuế GTGT đến khi sàn trả lời. Cách này giữ sổ đúng, còn chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không vẫn để ngỏ.
Bảng dưới đây chỉ rõ ô nào ghi gì, ô nào để trống khi chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không còn chờ sàn phản hồi:
| Mục trong hồ sơ | Nội dung ghi | Ô để trống |
|---|---|---|
| Kỳ phát sinh, mã đơn | Tháng hoặc quý, từng mã đơn hoàn | Không để trống |
| Số tiền sàn trừ | Số thực trừ theo báo cáo thu nhập | Không để trống |
| Bên thu phí | Shopee hay đơn vị vận chuyển | Để trống đến khi sàn xác nhận |
| Số hóa đơn, ký hiệu, ngày | Chưa có | Để trống, ghi chú chờ phản hồi |
| Thuế GTGT đầu vào | Chưa ghi nhận | Để trống đến khi có hóa đơn hợp lệ |
Trước khi gửi yêu cầu, xem hóa đơn tổng hợp và bảng kê của sàn. Phí hoàn hàng nhiều khi đã nằm trong bảng kê, và khi đó chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không tự có đáp án.
Nếu chưa có, gửi yêu cầu qua kênh hỗ trợ của sàn, ghi rõ MST, kỳ phát sinh và danh sách mã đơn. Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không còn phụ thuộc phản hồi này, nên lưu bằng văn bản hoặc email. Từng bước nằm trong bài cách lấy hóa đơn phí vận chuyển trên Shopee.
Hạch toán chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không vào đâu?
Ghi Nợ chi phí bán hàng, đối ứng Có phải thu của sàn; chưa ghi thuế GTGT đầu vào khi chưa có hóa đơn. Đây là bước thao tác đầu tiên khi chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không chưa có đáp án.
Bút toán một kỳ đối soát cho chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không như sau:
- Nợ TK 641, tiểu khoản chi phí dịch vụ mua ngoài: số tiền sàn trừ.
- Có TK 131, chi tiết theo sàn: số tiền sàn trừ.
- Chưa ghi Nợ TK 133 cho đến khi có hóa đơn GTGT hợp lệ.
Bút toán chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không giữ nguyên bản chất ở mọi chế độ kế toán, chỉ khác tên tài khoản.
Về quyết toán, nếu sàn không xuất hóa đơn, kế toán cân nhắc đưa khoản này vào nhóm chi phí không được trừ. Chỉ tiêu trên tờ khai thực hiện theo mẫu hiện hành, và chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không nên chốt cùng người phụ trách thuế.
Đây là suy luận thận trọng từ Điều 9, chưa phải hướng dẫn riêng cho phí hoàn hàng, nên đáp án cho chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không luôn kèm điều kiện.
Báo cáo đối soát Shopee có giúp chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Chưa thấy văn bản nào cho phép dùng báo cáo đối soát thay hóa đơn cho phí vận chuyển của sàn. Điều 9 Khoản 1 điểm b Nghị định 320/2025/NĐ-CP chỉ cho thay hóa đơn bằng bảng kê ở một số loại mua hàng. Nhờ đó chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không không thể lấy đối soát làm chứng từ chính.
Đó là nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp của người sản xuất và hàng hóa của cá nhân, hộ kinh doanh dưới ngưỡng chịu thuế GTGT. Phí vận chuyển của sàn không nằm trong danh sách. Với chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không ở phí sàn, đừng dùng bảng kê làm lối thoát.
Báo cáo đối soát chứng minh khoản chi có thật, nhưng chưa phải hóa đơn. Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không vẫn cần hóa đơn gốc.
Chứng từ từ 05 triệu đồng có quyết định chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Văn bản chưa hướng dẫn riêng cho trường hợp sàn trừ phí thẳng qua đối soát. Với chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không, đây là điểm còn bỏ ngỏ. Điều 9 Khoản 1 điểm c Nghị định 320/2025/NĐ-CP chỉ đặt nguyên tắc: từng lần từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Điểm c1 cộng dồn: mua của một người bán nhiều lần trong cùng ngày mà tổng từ 05 triệu đồng trở lên thì vẫn cần chứng từ không dùng tiền mặt. Khi hỏi chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không, đừng bỏ qua điểm này.
Khoản chưa thanh toán lúc ghi nhận được tính vào chi phí trước theo điểm c3, nhưng thanh toán thiếu chứng từ phù hợp thì phải điều chỉnh giảm chi phí. Thông tư 20/2026/TT-BTC Điều 3 Khoản 13 điểm c yêu cầu thêm hợp đồng và biên bản bàn giao. Kế toán nên ghi lại cách chốt cho chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không.
Hãy chốt cách xử lý với người có chuyên môn, và xem thêm bài chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Phần này quyết định chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không ở khoản từ 05 triệu đồng.
Trường hợp nào khác đi khi hỏi chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Có bốn tình huống làm đáp án thay đổi: bên thu phí là đơn vị vận chuyển, nghiệp vụ trước 01/7/2026, shop đa sàn và đơn hoàn đã hoàn tiền. Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không đổi đáp án theo từng tình huống.
Thứ nhất, nếu bên thu phí là đơn vị vận chuyển thì hóa đơn phải đến từ đơn vị đó. Gửi sai bên thì chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không lệch từ bước đầu.
Thứ hai, nghiệp vụ trước ngày 01/7/2026 áp quy định hóa đơn tại thời điểm giao dịch, không áp Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thứ ba, shop đa sàn lập danh sách đơn hoàn theo từng sàn, vì chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không còn tùy điều khoản mỗi sàn. Mỗi mốc này đều tác động đến chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không.
Thứ tư, đơn hoàn đã hoàn tiền còn kéo theo hóa đơn bán hàng, xem bài đơn hàng hoàn có bị tính thuế không. Khi phí sàn lệch hóa đơn, xem bài hóa đơn phí sàn không khớp. Cả hai bài giúp rà chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không.
Bộ hồ sơ mỗi kỳ cần gì để chốt chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Bộ hồ sơ gồm năm nhóm tài liệu, nhìn vào là biết khoản nào đã có hóa đơn và khoản nào còn treo. Hồ sơ này là nền để chứng minh chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không.
- Báo cáo thu nhập và file chi tiết theo đơn của sàn.
- Danh sách đơn hoàn và giao không thành công kèm số tiền bị trừ.
- Hóa đơn tổng hợp, bảng kê chi tiết của sàn nếu đã có.
- Phản hồi của sàn về việc xuất hóa đơn, lưu bằng văn bản hoặc email.
- Sao kê ngân hàng tiền về từ sàn.
Hồ sơ đủ năm nhóm thì chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không dễ giải trình hơn.
Khoản quá hạn mà sàn vẫn không xuất hóa đơn thì ghi chú lý do và ngày yêu cầu cuối, để người duyệt quyết định chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không theo từng khoản. Xem thêm bài hồ sơ kèm theo hóa đơn để chi phí được trừ.
Văn bản chính thức tra tại cổng Chính phủ và Thư viện pháp luật.
Câu hỏi thường gặp
Phí sàn không có hóa đơn có được tính chi phí hợp lý không?
Chưa chắc. Điều 9 Khoản 1 điểm b Nghị định 320/2025/NĐ-CP đòi hóa đơn, chứng từ, và phí sàn không thuộc nhóm được thay bằng bảng kê. Đó là đáp án gọn cho chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không ở phí sàn.
Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không nếu đã chuyển khoản ngân hàng?
Không đủ. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là điều kiện ở điểm c, còn hóa đơn là điều kiện riêng ở điểm b. Có sao kê mà thiếu hóa đơn thì chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không vẫn chưa có đáp án được.
Quyền yêu cầu sàn xuất hóa đơn có giúp chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Điều 18 Khoản 1 điểm a Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho người mua quyền yêu cầu người bán lập và giao hóa đơn hợp pháp. Điều 17 Khoản 2 điểm a đặt nghĩa vụ lập hóa đơn cho bên cung cấp dịch vụ.
Báo cáo đối soát có thay hóa đơn trong chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không?
Chưa thấy văn bản cho phép. Báo cáo đối soát chứng minh khoản chi có thật, nhưng không phải hóa đơn.
Kết luận
Chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không: chưa chắc được trừ, vì Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP đòi đủ hóa đơn, chứng từ và phí vận chuyển của sàn không thuộc diện thay bằng bảng kê.
Khi xử lý hồ sơ shop bán sàn, VAR eCOM ghi nhận cách ổn định nhất là yêu cầu hóa đơn ngay kỳ phát sinh, lưu phản hồi của sàn và chốt hướng loại khoản trước quyết toán. Rà thêm căn cứ cho chi phí không có hóa đơn có được trừ thuế TNDN không ở bài quy định chi phí không có hóa đơn theo luật thuế.
