Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng là việc người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần hàng khách không nhận được, sau khi hóa đơn gốc đã xuất đủ cả combo. Với điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng trên sàn, câu hỏi khó nhất là ghi theo giá hóa đơn cũ hay theo số tiền sàn đã trừ. Bài này hướng dẫn kế toán viên tư vấn chủ shop đúng tình huống đó theo Thông tư 91/2026/TT-BTC, hiệu lực từ 01/07/2026.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng có phải ghi theo số tiền sàn đã trừ không?

Có 2 cách ghi: theo hóa đơn đã xuất hoặc theo số sàn đã trừ. Tùy trường hợp, nhưng với đơn sàn thông thường thì nghiêng về cách thứ hai. Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng nên khớp số tiền sàn đã trừ khi khoản đó là tiền hoàn cho khách đúng phần hàng thiếu, không cứng nhắc bám đơn giá đã xuất.

Thông tư 91/2026/TT-BTC không có điều riêng cho tình huống combo thiếu một sản phẩm. Vì vậy, kế toán viên áp nguyên tắc chung: hóa đơn điều chỉnh giảm ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh. Khi tư vấn điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng, điều cần chứng minh là số tiền khách thực tế được hoàn.

Cách 2 trong điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng mà kế toán viên nêu (điều chỉnh số lượng và số tiền theo số sàn đã trừ) khớp hơn với dòng tiền thật. Đây là cách áp dụng nguyên tắc chung chứ văn bản không viết riêng cho combo. Mục “Trường hợp nào khác đi” bên dưới nêu các tình huống làm điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng đổi hướng.

Căn cứ pháp lý nào quy định điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng?

Căn cứ chính của điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng là Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, ban hành ngày 30/06/2026 và áp dụng từ ngày 01/07/2026. Thông tư này gồm 25 Điều trong 5 Chương, hướng dẫn Nghị định 254/2026/NĐ-CP về hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử, cũng có hiệu lực từ ngày 01/07/2026.

Hai văn bản này không dùng cụm “thiếu hàng”. Trong thực hành, kế toán viên xếp điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng vào nhóm người mua trả lại một phần hàng hóa, vì phần hàng thiếu bị trừ khỏi giá trị đơn. Bảng dưới đây gom các điểm quyết định, mỗi dòng đều tra được trong Điều 10.

> Đối với nội dung về giá trị trên hóa đơn điều chỉnh thì bắt buộc điều chỉnh tăng (ghi số dương), điều chỉnh giảm (ghi số âm) đúng với thực tế điều chỉnh. (Điều 10 khoản 6 điểm c Thông tư 91/2026/TT-BTC)

Câu viện dẫn trên là chỗ chống lưng cho cách 2 trong điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng. Cụm “đúng với thực tế điều chỉnh” cho phép kế toán viên căn cứ vào số tiền khách thực tế được hoàn, miễn là có chứng từ chứng minh.

Nội dung cập nhật theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đến tháng 11/2026. Người đọc có thể tra thêm tại cổng của Cục Thuế và Cổng thông tin Chính phủ.

Khách báo thiếu hàng trong combo thì kế toán viên tư vấn thế nào?

Kế toán viên nên tư vấn khách theo 5 bước: xác nhận sàn hoàn tiền cho ai, lấy số tiền thực tế, so với hóa đơn gốc, lập hóa đơn điều chỉnh, rồi lưu hồ sơ. Thứ tự này giúp khách không phải điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng hai lần.

1. Xác nhận khoản sàn trừ trước khi điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng. Hỏi khách xem sàn trừ do người mua khiếu nại thiếu hàng hay do sàn phạt shop, vì hai khoản này khác bản chất.
2. Lấy số liệu cho điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng. Yêu cầu khách gửi mã đơn cùng 3 loại chứng từ: ảnh khiếu nại, trạng thái đơn và dòng sàn trừ trong sao kê đối soát.
3. So số sàn trừ với giá sản phẩm trước khi điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng. Ghi lại chênh lệch và nguyên nhân, thường do sàn phân bổ voucher hoặc giá combo.
4. Lập hóa đơn điều chỉnh giảm theo số đã chốt. Giá trị ghi số âm, có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”. Đây là bước chính của điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng.
5. Lưu bộ hồ sơ cho điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng. Gồm hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, ảnh khiếu nại, dòng sàn trừ và bảng đối chiếu chênh lệch.

Với khách, câu tư vấn điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng nên ngắn gọn như sau. “Sàn đã hoàn tiền phần hàng thiếu cho khách, nên bên em điều chỉnh giảm hóa đơn đúng bằng số đó. Doanh thu và thuế đầu ra của anh chị vì vậy không bị tính trên phần hàng chưa giao.”

Với shop có nhiều đơn thiếu hàng mỗi tháng, nên chốt một quy tắc điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng chung ngay từ đầu. VAR eCOM ghi nhận shop nào chốt quy tắc sớm thì cuối tháng đỡ phải đối chiếu từng đơn.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng ghi thế nào, ô nào ghi gì?

Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm” và giá trị ghi số âm. Các ô còn lại của điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng, văn bản không quy định chi tiết cho combo, nên cần ghi nhất quán và có chứng từ chứng minh.

Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC không quy định ô nào phải để trống. Bảng dưới đây tách rõ ô nào có căn cứ và ô nào là thực hành của kế toán viên khi điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng.

Điểm vướng nhất của điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng là số tiền sàn trừ không bằng đơn giá. Khi đó dòng số lượng ghi âm một nhưng thành tiền không bằng đơn giá nhân số lượng. Văn bản không hướng dẫn cách ghi riêng cho trường hợp này.

Kế toán viên có thể ghi dòng điều chỉnh giá trị theo số tiền thực tế và giải thích chênh lệch trong bảng đối chiếu nội bộ. Cách nào cũng cần cơ quan thuế quản lý chấp nhận, nên với shop có nhiều đơn lệch, hãy chốt cách điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng trước khi làm hàng loạt.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng cũng không cần xuất lại cả combo. Điều 10 khoản 5 điểm c.1 chỉ yêu cầu người bán lập hóa đơn điều chỉnh khi người mua trả lại một phần hàng hóa, còn hóa đơn gốc giữ nguyên.

Hạch toán và kê khai điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng vào đâu?

Ghi giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra đúng bằng số tiền điều chỉnh, ở kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh. Phần hạch toán điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng dưới đây theo Thông tư 133/2016/TT-BTC; nếu công ty đã áp chế độ kế toán khác thì kiểm tra lại số hiệu tài khoản.

Với điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng, theo Điều 57 khoản 2 Thông tư 133/2016/TT-BTC, các khoản giảm trừ doanh thu ghi bên Nợ tài khoản 511. Thuế GTGT của hàng bán bị trả lại, bị giảm giá ghi bên Nợ tài khoản 33311 theo Điều 41. Bảng dưới đây minh họa 2 bút toán của nghiệp vụ điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng.

Hàng thiếu không quay về kho nên điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng không kéo theo bút toán nhập kho trả lại. Phần giá vốn và tổn thất của hàng thiếu phụ thuộc vào việc hàng mất ở khâu nào, và chưa đủ căn cứ để chốt bút toán này. Kế toán viên ghi [chưa rõ] và chờ xác nhận từ khách.

Về kỳ kê khai điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng, Điều 10 khoản 6 điểm d quy định người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Chỉ tiêu cụ thể trên tờ khai, kế toán viên xem tại bài cách lập tờ khai 01/GTGT từng chỉ tiêu.

Công thức người hỏi nêu (doanh thu còn lại trừ chi phí sàn bằng thực nhận) chỉ dùng để kiểm tra chéo dòng tiền. Phần phí sàn cần lấy từ sao kê đối soát, không tự tính.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng ở trường hợp nào khác đi?

Có 4 trường hợp làm điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng đổi cách xử lý: số sàn trừ lệch giá combo, khoản trừ không phải tiền hoàn, hóa đơn máy tính tiền, và thiếu hàng vắt qua năm. Mỗi trường hợp cần một kiểm tra riêng trước khi điều chỉnh.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng khi sàn trừ lệch giá sản phẩm trong combo

Đây là trường hợp phổ biến nhất của điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng. Giá combo thường được sàn phân bổ lại theo voucher, nên giá trị phần hàng thiếu theo sàn khác đơn giá trên hóa đơn công ty. Cách 2, ghi theo thực tế khách được hoàn, khớp hơn khi có đầy đủ chứng từ sàn.

Khi điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng theo cách này, cần ghi chênh lệch và nguyên nhân vào bảng đối chiếu. Nếu chênh lệch lớn bất thường, nên kiểm tra lại cách phân bổ voucher của đơn đó.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng khi khoản sàn trừ không phải tiền hoàn

Nếu sàn trừ vì phạt shop, phí xử lý khiếu nại hoặc điều chỉnh phí dịch vụ, đó không phải việc người mua trả lại hàng. Khi đó không dùng Điều 10 khoản 5 điểm c.1 để điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng. Văn bản đã tra chưa có căn cứ để chốt cách xử lý khoản này, cần người chuyên môn xem xét.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng với hóa đơn xuất từ máy tính tiền

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng với hóa đơn máy tính tiền có hai điều dễ lẫn. Điều 10 khoản 1 điểm c quy định hóa đơn từ máy tính tiền lập sai thì người bán lập hóa đơn thay thế. Còn đơn thiếu hàng nằm ở khoản 5 điểm c.1, yêu cầu lập hóa đơn điều chỉnh. Hai điều này chưa chốt rõ cho điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng của máy tính tiền, nên cần người chuyên môn xác nhận.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng vắt qua năm

Với điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng vắt qua năm, hóa đơn gốc ghi nhận ở năm trước vẫn đúng tại thời điểm bán. Theo Điều 57 khoản 1.4 Thông tư 133/2016/TT-BTC, nếu hàng bị trả lại sau thời điểm phát hành báo cáo tài chính thì ghi giảm doanh thu của kỳ phát sinh. Nếu phát sinh trước thời điểm đó thì coi là sự kiện sau ngày lập báo cáo.

Một shop thời trang đa sàn mà VAR eCOM từng xử lý có tỷ lệ hoàn, hủy khoảng 20% đến 22% số đơn, nên điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng và hàng hoàn xảy ra gần như hằng tháng. Với shop như vậy, kế toán viên nên tách đơn cuối năm ra một danh sách riêng.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng có cần văn bản thỏa thuận không?

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng trên nền tảng thương mại điện tử không bắt buộc lập văn bản thỏa thuận, theo Điều 10 khoản 1 điểm b. Tuy nhiên, người bán và người mua vẫn phải có đủ hồ sơ, chứng từ về việc trả lại hàng để xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu theo khoản 5.

Do đó, khi tư vấn điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng, hãy nhắc khách lưu ảnh khiếu nại, trạng thái đơn và sao kê sàn trừ tiền. Đây là bộ chứng từ chứng minh số điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng là thực tế.

Câu hỏi thường gặp về điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng

Khách báo thiếu 1sp trong combo nhiều sp, sàn trừ tiền của sp bị thiếu ra. Nhưng số trừ lại lệch với giá trị sản phẩm đó trên hóa đơn công ty đã xuất. Vậy khi điều chỉnh thì 1 là vẫn điều chỉnh theo hóa đơn đã xuất hay 2 là điều chỉnh số lượng + số tiền theo bên sàn đã trừ?

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng nghiêng về cách 2 khi khoản sàn trừ là tiền hoàn thực tế cho người mua. Điều 10 khoản 6 điểm c yêu cầu ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh. Văn bản không viết riêng cho combo nên cần lưu chứng từ sàn và bảng đối chiếu chênh lệch.

Ý “bên sàn đã trừ thẳng vào doanh thu, phần doanh thu còn lại trừ chi phí sàn bằng thực nhận của shop” của người hỏi là đúng hướng để kiểm tra chéo dòng tiền.

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng ghi vào kỳ kê khai nào?

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng được người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh, theo Điều 10 khoản 6 điểm d Thông tư 91/2026/TT-BTC. Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh. Kỳ này không nhất thiết trùng kỳ của hóa đơn gốc.

Có được hủy hóa đơn cũ rồi xuất lại thay vì điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng không?

Với trường hợp người mua trả lại một phần hàng, Điều 10 khoản 5 điểm c.1 nêu cách xử lý là lập hóa đơn điều chỉnh. Thay thế là lựa chọn dành cho hóa đơn lập sai ở khoản 1 điểm b. Vì vậy, điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng nên đi theo hướng điều chỉnh.

Kết luận: điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng dựa trên căn cứ nào?

Điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng dựa trên Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC: lập hóa đơn điều chỉnh giảm, ghi số âm đúng với thực tế điều chỉnh và kê khai ở kỳ phát sinh. Với đơn sàn, số tiền sàn hoàn cho người mua là mốc thực tế dễ chứng minh nhất.

Muốn đọc tiếp về điều chỉnh hóa đơn thiếu hàng, kế toán viên có thể xem ba bài liên quan. Đó là bài hóa đơn điều chỉnh hàng trả lại ghi thế nào, bài hạch toán hàng bán bị trả lại và bài đối soát đơn hàng sàn với hóa đơn điện tử đã xuất.