Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee là việc phần mềm hóa đơn tự lập, ký số và gửi hóa đơn điện tử khi đơn đổi trạng thái trên sàn, thay cho việc kế toán nhập tay từng đơn. Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee hợp lệ nếu bám đúng thời điểm lập, đủ nội dung bắt buộc và có quy trình riêng cho đơn hoàn.
Bài viết dành cho kế toán viên đang cầm file đơn hàng sàn: căn cứ nào cho phép tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee, ô nào ghi gì, bút toán ra sao. Toàn bộ căn cứ theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng áp dụng từ 01/7/2026.
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee có hợp lệ không?
Có, hợp lệ, khi hóa đơn lập đúng thời điểm giao hàng, ghi đủ nội dung bắt buộc, được ký số và gửi dữ liệu đúng hạn. Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee là một cách lập, trách nhiệm pháp lý vẫn thuộc người bán.
Điều 4 Khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP ghi rõ người bán chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của hóa đơn đã lập. Vì vậy, tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee đúng hay sai phụ thuộc vào bộ quy tắc kế toán cài cho phần mềm.
Shop có 100.000 đơn mỗi tháng không thể lập tay từng hóa đơn. Ở quy mô này, tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee là lựa chọn duy nhất khả thi. Câu hỏi đúng là quy tắc kích hoạt của tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee đã chuẩn chưa.
Căn cứ pháp lý nào quy định tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee?
Căn cứ chính là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng có hiệu lực từ 01/7/2026. Nghị định quy định thời điểm lập và nội dung khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee. Thông tư quy định cách xử lý hóa đơn đã lập, gồm cả trả lại hàng.
Theo Điều 43 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, Nghị định 123/2020/NĐ-CP hết hiệu lực từ 01/7/2026. Từ kỳ tháng 7/2026, mọi luồng tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee phải chạy theo căn cứ mới.
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee lập vào thời điểm nào?
Thời điểm tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee là lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa. Quy định tại Điều 9 Khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
> “Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (…) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Điều 17 Khoản 1 điểm c cho người bán quyền yêu cầu chủ sàn cung cấp thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn hàng để lập hóa đơn. Đây là cơ sở để xuất hóa đơn tự động khi đơn giao thành công. Mốc này bám sát nhất thời điểm chuyển giao quyền sở hữu khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee.
Ví dụ: đơn 250.000 đồng giao thành công ngày 03/10, tiền về ví Shopee ngày 10/10. Hóa đơn phải mang ngày 03/10. Nếu tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee theo ngày tiền về, hóa đơn lệch 7 ngày so với thời điểm đúng.
Hóa đơn máy tính tiền cho shop online áp dụng khi nào?
Hóa đơn máy tính tiền bắt buộc với tổ chức, hộ kinh doanh bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng (Điều 6 Khoản 1 điểm c Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Đơn vị đã đăng ký hóa đơn điện tử thông thường thì không bắt buộc đăng ký thêm hóa đơn máy tính tiền để tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee.
Hộ kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn từ máy tính tiền (Điều 6 Khoản 1 điểm d). Doanh nghiệp kinh doanh thương mại điện tử đủ điều kiện hạ tầng được dùng hóa đơn không có mã (điểm b). Loại hóa đơn quyết định cách cài tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee.
Hạn gửi dữ liệu khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee
Với hóa đơn không có mã, người bán gửi hóa đơn cho cơ quan thuế chậm nhất ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập (Điều 16 Khoản 3 điểm a.3). Đơn vị dùng bình quân từ 1.000.000 hóa đơn một tháng trở lên được đăng ký gửi trực tiếp đến Cục Thuế (Điều 16 Khoản 3 điểm b.1.1). Trường hợp còn lại tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee và gửi qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn.
Ghi hóa đơn khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee thế nào?
Hóa đơn khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee phải có đủ nội dung tại Điều 10 Khoản 1 và Phụ lục Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Người mua cá nhân không cung cấp thông tin thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”. Bảng dưới chỉ rõ từng ô ghi gì và ô nào được để trống khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee.
| Ô trên hóa đơn | Ghi gì | Để trống? |
|---|---|---|
| Ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn | Theo ký hiệu đã đăng ký | Không |
| Số hóa đơn | Tự tăng, tối đa 8 chữ số, đánh lại từ 01/01 | Không |
| Thông tin người bán | Đúng giấy đăng ký doanh nghiệp | Không |
| Thông tin người mua | Khách không cung cấp thì ghi “Bán cho người tiêu dùng” | Có |
| Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá | Theo SKU, tên tiếng Việt | Không |
| Tiền chưa thuế, thuế suất, tiền thuế, tổng thanh toán | Đồng Việt Nam, chữ số Ả-rập | Không |
| Chiết khấu thương mại, khuyến mại | Ghi khi đơn có phát sinh | Có |
| Chữ ký số người mua | Không nhất thiết | Có |
| Mã của cơ quan thuế | Ghi với hóa đơn có mã | Có |
| Mã đơn hàng Shopee | Ghi ở phần thông tin khác | Có, nhưng nên ghi |
Điều 10 Khoản 5 cho phép ghi mã khách hàng và thông tin khác trên hóa đơn. Khi xử lý hồ sơ đối soát cho shop đa sàn, VAR eCOM dùng mã đơn làm khóa nối hóa đơn với đơn hoàn. Thiếu mã đơn, tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee vẫn chạy nhưng kế toán phải dò theo số tiền và ngày.
Hóa đơn không có thông tin người mua thì người mua là tổ chức không dùng được để hạch toán chi phí (Phụ lục, điểm 4). Vì vậy, tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee cần một nhánh riêng cho khách yêu cầu hóa đơn công ty.
Thiết lập tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee gồm mấy bước?
Thiết lập tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee gồm 7 bước. Kế toán nên chốt từng bước bằng văn bản nội bộ trước khi bật tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee.
- Kết nối dữ liệu để tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee: mã đơn, SKU, giá bán, trạng thái, ngày giao.
- Chuẩn hóa SKU trên sàn về một danh mục hàng hóa, tên tiếng Việt.
- Chọn trạng thái kích hoạt tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee là “giao hàng thành công”.
- Cài quy tắc người mua: trống thông tin thì ghi “Bán cho người tiêu dùng”; có mã số thuế thì chuyển nhánh hóa đơn công ty.
- Cài quy tắc giá: ghi giá bán thực tế sau chiết khấu người bán.
- Ký số, gửi dữ liệu đúng hạn, kiểm tra báo lỗi cấp mã hằng ngày.
- Đối chiếu số hóa đơn do tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee lập với số đơn giao thành công mỗi ngày.
Bước 7 hay bị bỏ qua nhất khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee. Với 100.000 đơn mỗi tháng, chỉ 0,5% đơn rớt luồng là 500 đơn chưa có hóa đơn. VAR eCOM khuyến nghị dựng xong bước đối chiếu hằng ngày trước khi mở rộng sang sàn thứ hai.
Hạch toán và kê khai khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee vào đâu?
Doanh thu ghi Nợ TK 131 (chi tiết sàn Shopee), Có TK 511, Có TK 333. Đơn hoàn ghi giảm qua TK 521 và TK 33311. Bút toán khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee lấy theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/01/2026.
Khi đơn giao thành công và tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee (mục 3.1 Tài khoản 511, Phụ lục II Thông tư 99/2025/TT-BTC):
- Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết sàn Shopee): tổng giá thanh toán
- Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
- Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (nếu có)
Khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee, TK 131 mở chi tiết theo từng sàn để đối chiếu số dư với ví người bán.
Kê khai thuế giá trị gia tăng. Tờ khai lấy số từ hóa đơn do tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee lập trong kỳ, gồm cả hóa đơn điều chỉnh. Theo Điều 10 Khoản 6 điểm d Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điều chỉnh do trả hàng được người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Doanh thu trên tờ khai phải khớp tổng hóa đơn, không khớp tổng tiền về. Khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee, lấy số kê khai từ chính dữ liệu hóa đơn để tránh lệch bằng phí sàn.
Trường hợp nào tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee phải xử lý khác?
Có 4 nhóm ngoại lệ: đơn hoàn, đơn đa sàn, đơn có quà tặng hoặc combo, khách yêu cầu hóa đơn công ty. Mỗi nhóm cần một quy tắc riêng khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee. Các mục dưới đây đi lần lượt từng nhóm khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee.
Đơn hoàn sau khi đã xuất hóa đơn tự động xử lý sao?
Đơn đã tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee rồi mới hoàn thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh giảm, không hủy hóa đơn gốc. Căn cứ là Điều 10 Khoản 5 điểm c.1 Thông tư 91/2026/TT-BTC: người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh. Giá trị điều chỉnh giảm ghi số âm (Điều 10 Khoản 6 điểm c).
Thông tư yêu cầu người bán có đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến việc trả lại hàng và xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu (Điều 10 Khoản 5 điểm c). Hồ sơ tối thiểu khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee gồm dữ liệu đơn hoàn, biên nhận hàng về kho và hóa đơn điều chỉnh.
Bút toán đơn hoàn khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee, theo mục “Kế toán hàng bán bị trả lại”, Tài khoản 521, Thông tư 99/2025/TT-BTC:
- Nhập lại hàng: Nợ TK 156, Có TK 632
- Ghi giảm doanh thu: Nợ TK 521, Nợ TK 33311 (nếu có), Có TK 111, 112, 131
- Chi phí liên quan hàng trả lại (nếu có): Nợ TK 641, Có TK 111, 112
Với hóa đơn máy tính tiền lập sai, Điều 10 Khoản 1 điểm c yêu cầu lập hóa đơn thay thế. Đơn hoàn không phải hóa đơn lập sai, nên vẫn xử lý bằng điều chỉnh. Kế toán nên xác nhận cách hiểu này với cơ quan thuế quản lý trước khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee bằng máy tính tiền.
Xuất hóa đơn hàng loạt cho đơn TikTok Shop và shop đa sàn
Xuất hóa đơn hàng loạt cho đơn TikTok Shop theo cùng nguyên tắc với tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee: lập theo từng đơn, tại thời điểm giao thành công. Xem thêm xuất hóa đơn bán hàng TikTok Shop để đối chiếu trạng thái kích hoạt.
Shop bán đồng thời 2 sàn nên ghi tên sàn và mã đơn ở phần thông tin khác để tách nguồn đơn. Nếu tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee và TikTok Shop chung một dãy số, cuối tháng rất khó tách doanh thu từng sàn.
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee có quà tặng, combo
Khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee, hàng khuyến mại, hàng tặng kèm vẫn phải lập hóa đơn (Điều 4 Khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Phụ lục Nghị định cho phép lập hóa đơn tổng hợp cho hàng khuyến mại, cho, biếu, tặng trong tháng hoặc quý, khớp kỳ khai thuế. Khách yêu cầu thì người bán lập hóa đơn từng giao dịch.
Với combo, tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee nên tách tên hàng theo từng SKU thành phần. Đơn hoàn một phần combo khi đó chỉ cần điều chỉnh đúng dòng hàng bị trả.
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee khi khách cần hóa đơn công ty
Người mua nhập mã số thuế thì hóa đơn ghi tên, địa chỉ, mã số thuế đúng giấy đăng ký của người mua. Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee nên tạm giữ các đơn này để kế toán kiểm thông tin trước khi ký số.
Câu hỏi thường gặp
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee theo ngày đặt hàng có được không?
Không nên. Thời điểm lập hóa đơn bán hàng là lúc chuyển giao quyền sở hữu (Điều 9 Khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP). Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee theo ngày đặt sẽ lập sớm hơn thời điểm đúng.
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee có được gộp một hóa đơn cuối ngày không?
Chưa có căn cứ để tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee theo kiểu gộp cuối ngày. Cơ chế lập theo kỳ đối soát tại Điều 9 Khoản 4 điểm a áp dụng cho các dịch vụ được liệt kê. Hóa đơn tổng hợp theo tháng chỉ dành cho hàng khuyến mại, cho, biếu, tặng.
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee bằng máy tính tiền có cần chữ ký số không?
Không bắt buộc khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee từ máy tính tiền. Điều 8 Khoản 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định hóa đơn từ máy tính tiền không bắt buộc có chữ ký số. Thông tin người mua chỉ ghi khi người mua yêu cầu (Điều 10 Khoản 4).
Đơn hoàn tháng sau thì kê khai giảm vào tháng nào?
Kê khai vào kỳ lập hóa đơn điều chỉnh, theo Điều 10 Khoản 6 điểm d Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đơn giao tháng 9, hoàn tháng 10 thì giảm doanh thu ở tờ khai kỳ tháng 10. Khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee, hóa đơn điều chỉnh cũng mang ngày tháng 10.
Kết luận
Tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee hợp lệ khi bám ba căn cứ. Thứ nhất, thời điểm tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee theo Điều 9 Khoản 1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Thứ hai, nội dung theo Điều 10 và Phụ lục Nghị định này; thứ ba, xử lý trả hàng theo Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Bút toán doanh thu và hàng bán bị trả lại khi tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee theo Thông tư 99/2025/TT-BTC. Rà lại bộ quy tắc tự động xuất hóa đơn cho đơn hàng Shopee mỗi khi sàn đổi trạng thái đơn. Văn bản gốc tra tại Cổng thông tin Chính phủ và Cục Thuế.
Đọc thêm: đơn hàng hoàn có bị tính thuế không, hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền và hạch toán doanh thu sàn TMĐT.
