Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn là cách người bán lập hóa đơn điện tử cho từng đơn giao thành công trên Shopee, TikTok Shop, Lazada: đúng thời điểm, đúng tên hàng và đúng người mua. Từ 01/07/2026, cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn làm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Doanh nghiệp bán sàn phải lập hóa đơn cho mọi đơn bán; hộ kinh doanh doanh thu năm trên 01 tỷ đồng cũng vậy. Để làm đúng cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, bài này đi qua căn cứ, bảng ghi từng ô, định khoản và các trường hợp ngoại lệ.
Chỉ bán trên sàn có phải xuất hóa đơn không?
Tùy đối tượng. Doanh nghiệp bán hàng trên sàn có phải lập hóa đơn cho từng đơn bán theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 01 tỷ đồng cũng phải dùng hóa đơn điện tử, theo điểm d khoản 1 Điều 6 cùng Nghị định.
Với cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, hộ kinh doanh doanh thu năm từ 01 tỷ đồng trở xuống không thuộc diện bắt buộc, nhưng được đăng ký dùng nếu có nhu cầu. Khi đã đăng ký, cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn của hộ đó giống doanh nghiệp.
Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, văn bản gốc của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, liệt kê 8 nhóm trường hợp không phải dùng hóa đơn điện tử. Không nhóm nào là “đã bán qua sàn” hay “sàn đã khấu trừ thuế”. Vì vậy việc sàn khấu trừ, nộp thay thuế không thay cho nghĩa vụ trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn.
Căn cứ pháp lý nào quy định cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn?
Căn cứ chính của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn là Nghị định 254/2026/NĐ-CP và Thông tư 91/2026/TT-BTC, cùng hiệu lực từ 01/07/2026. Nghị định 254/2026/NĐ-CP thay Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP theo khoản 2 Điều 43.
Hai văn bản cũ vẫn dùng cho cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn với đơn bán trước 01/07/2026. Đơn từ ngày đó trở đi, cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn chỉ đối chiếu theo bảng dưới.
| Nội dung | Văn bản | Điều, khoản |
|---|---|---|
| Nghĩa vụ lập hóa đơn khi bán hàng | Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 4 khoản 1 |
| Hộ kinh doanh trên 01 tỷ đồng | Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 6 khoản 1 điểm d |
| Thời điểm lập hóa đơn bán hàng | Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 9 khoản 1 |
| Nội dung hóa đơn | Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 10, Phụ lục điểm 4, điểm 5 |
| Quyền yêu cầu sàn cấp dữ liệu đơn | Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 17 khoản 1 điểm c |
| Trách nhiệm của sàn | Nghị định 254/2026/NĐ-CP | Điều 19 khoản 2 |
| Đăng ký dùng hóa đơn điện tử | Thông tư 91/2026/TT-BTC | Điều 6 |
| Hàng bán bị trả lại | Thông tư 91/2026/TT-BTC | Điều 10 khoản 5 điểm c.1 |
Mốc thời gian trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn được quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
> “Thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa … là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”
Văn bản gốc phục vụ cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn tra tiếp tại Cổng Thông tin điện tử Chính phủ hoặc Cục Thuế. Bảng căn cứ của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn cập nhật tháng 10/2026.
Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn ghi từng ô thế nào?
Theo cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, một hóa đơn đơn sàn có 12 ô cần xử lý: 6 ô bắt buộc ghi, 4 ô ghi theo tình huống và 2 ô được để trống. Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn khác hóa đơn thường chủ yếu ở ô người mua và ô tên hàng.
Bảng cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn dưới đây áp cho doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ. Mỗi dòng ghi rõ căn cứ để kế toán đối chiếu khi soát cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn.
| Ô trên hóa đơn | Ghi gì | Khi nào để trống | Căn cứ |
|---|---|---|---|
| 1. Ký hiệu mẫu, ký hiệu, số | Theo mẫu đã đăng ký | Không để trống | Điều 10 khoản 1 điểm a, b |
| 2. Ngày lập | Ngày giao hàng thành công | Không để trống | Điều 9 khoản 1 |
| 3. Người bán | Tên, địa chỉ, mã số thuế | Không để trống | Điều 10 khoản 1 điểm c |
| 4. Tên người mua | Tên khách nếu khách cung cấp | Ghi “Bán cho người tiêu dùng” khi khách không cung cấp | Phụ lục điểm 4 điểm b |
| 5. Địa chỉ, số định danh người mua | Theo thông tin khách cung cấp | Để trống khi khách không cung cấp | Phụ lục điểm 4 điểm b |
| 6. Mã số thuế người mua | Mã số thuế khi người mua là cơ sở kinh doanh | Để trống với người tiêu dùng | Phụ lục điểm 4 điểm a |
| 7. Tên hàng | Tên tiếng Việt chi tiết đến chủng loại, kèm mã hàng nếu có | Không để trống | Phụ lục điểm 5 a.1 |
| 8. Đơn vị tính | Chiếc, cái, hộp, bộ… | Không để trống với hàng hóa | Phụ lục điểm 5 a.2 |
| 9. Số lượng, đơn giá, thành tiền | Theo đơn đã giao | Không để trống | Phụ lục điểm 5 a.3, a.4 |
| 10. Thuế suất, tiền thuế GTGT | Theo mặt hàng | Không ghi với người không nộp theo khấu trừ | Điều 10 khoản 1 điểm đ |
| 11. Chiết khấu, khuyến mại | Voucher người bán chịu, hàng tặng | Khi đơn không có | Điều 10 khoản 1 điểm k |
| 12. Chữ ký số người mua | Không cần | Để trống | Điều 10 khoản 1 điểm e |
Tên hàng trên hóa đơn đơn sàn ghi theo listing hay theo kho?
Ghi theo tên hàng thật trong kho, không theo tiêu đề listing. Trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, Phụ lục điểm 5 a.1 Nghị định 254/2026/NĐ-CP yêu cầu tên hàng bằng tiếng Việt, chi tiết đến từng chủng loại. Hàng có mã thì ghi cả tên và mã.
Tiêu đề listing thường dài, chèn từ khóa quảng cáo và tên phân loại tự đặt, nên không dùng được cho cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn. Trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, hãy lập bảng quy đổi mỗi SKU, mỗi phân loại về đúng một mã hàng trong kho.
Hóa đơn đầu vào ghi “chiếc”, không ghi màu, thì cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn vẫn cho phép ghi đầu ra chi tiết hơn, ví dụ thêm màu đen hay trắng. Điều kiện của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn là cùng một mã hàng kho, cùng đơn vị tính, để giá vốn và tồn kho không lệch. Cách xử lý trùng mã khi bán nhiều sàn có ở bài lỗi trùng SKU khi bán nhiều sàn.
Ngày lập hóa đơn cho đơn sàn lấy mốc nào?
Trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, ngày lập là ngày chuyển giao hàng cho người mua, không phải ngày sàn chuyển tiền. Với đơn sàn, mốc này thường là ngày đơn chuyển trạng thái giao thành công.
Điểm c khoản 1 Điều 17 Nghị định 254/2026/NĐ-CP cho người bán quyền yêu cầu sàn cung cấp thời điểm giao hàng và trạng thái hoàn tất đơn. Khoản 2 Điều 19 buộc sàn cung cấp các dữ liệu này, nên cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn lấy ngày từ báo cáo đơn của sàn.
Các điểm a và r khoản 4 Điều 9 có nhắc “dịch vụ thương mại điện tử”, nhưng đó là quy định cho bên cung cấp dịch vụ. Người bán hàng hóa qua sàn vẫn làm cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn theo khoản 1 Điều 9. Đây là mốc nền của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn.
Hạch toán và kê khai đơn sàn đã xuất hóa đơn vào đâu?
Đơn sàn đã xuất hóa đơn ghi Nợ TK 131 (phải thu sàn), Có TK 511 theo giá chưa thuế, Có TK 33311 theo thuế GTGT trên hóa đơn. Sau bước cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, doanh thu này kê khai vào nhóm hàng hóa bán ra theo thuế suất trên tờ khai 01/GTGT.
Hệ thống tài khoản đối ứng với cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, áp dụng từ 01/01/2026. Mẫu tờ khai 01/GTGT ban hành tại Phụ lục I Thông tư 89/2026/TT-BTC, áp dụng từ 01/07/2026.
- Đơn giao thành công, đã lập hóa đơn: Nợ TK 131 / Có TK 511 / Có TK 33311.
- Sàn chuyển tiền sau khi trừ phí: Nợ TK 112, Nợ TK chi phí phí sàn / Có TK 131.
- Đơn bị trả lại sau khi đã lập hóa đơn: Nợ TK 521, Nợ TK 33311 / Có TK 131, theo hóa đơn điều chỉnh.
- Cuối kỳ: soát cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn bằng cách đối chiếu tổng doanh thu trên hóa đơn với báo cáo đơn giao thành công của sàn.
Doanh thu tính thuế GTGT của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn theo thời điểm chuyển giao hàng hoặc lập hóa đơn, quy định tại điểm a khoản 1 Điều 8 Luật Thuế GTGT 48/2024/QH15. Mốc này trùng mốc lập hóa đơn trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, nên cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn đúng ngày thì tờ khai cũng đúng kỳ.
Lỗi hay gặp nhất của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn là lấy tiền sàn chuyển về làm doanh thu. Số đó đã trừ phí và đơn hoàn, nên luôn thấp hơn tổng hóa đơn lập theo cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn. Phí sàn là chi phí có hóa đơn riêng do sàn lập, nằm ngoài cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, không trừ thẳng vào doanh thu trên hóa đơn bán.
Trường hợp nào cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn khác đi?
Có 5 trường hợp làm cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn khác hóa đơn bán thường: bán đa sàn, đơn trả lại, hàng khuyến mại, khách lẻ và hộ kinh doanh nhỏ. Mỗi trường hợp của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn có một căn cứ riêng, nêu ngay dưới đây.
Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn khi bán đa sàn
Mỗi sàn đặt tên sản phẩm khác nhau cho cùng một mặt hàng, đây là chỗ khó nhất của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn. Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn đúng là đưa mọi tên listing về một tên hàng và một mã hàng trên hóa đơn.
Khi xử lý hồ sơ của doanh nghiệp bán đồng thời Shopee, TikTok Shop và Lazada, VAR eCOM ghi nhận lỗi phổ biến nhất là mỗi sàn sinh ra một mã hàng riêng. Kết quả là cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn sinh ra 3 mã cho 1 mặt hàng, giá vốn và tồn kho lệch theo từng sàn.
Đơn hoàn, hàng bán bị trả lại
Theo cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, người mua trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng thì người bán lập hóa đơn điều chỉnh, theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Quy định này áp cả khi đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua.
Đơn hủy trước khi giao chưa phát sinh thời điểm lập hóa đơn, nên không có gì để điều chỉnh. Trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, chỉ đơn đã lập hóa đơn rồi mới bị trả mới cần hóa đơn điều chỉnh, ghi giảm đúng dòng hàng bị trả.
Combo, quà tặng và hàng khuyến mại
Trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, hàng tặng kèm cũng phải lập hóa đơn theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Với hàng khuyến mại theo pháp luật thương mại, Phụ lục điểm 5 a.3 cho phép lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, khớp kỳ khai thuế GTGT.
Người bán phải lưu danh sách chi tiết hàng khuyến mại khi dùng hóa đơn tổng hợp trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn. Combo gồm mặt hàng khác thuế suất thì tách dòng theo từng mặt hàng trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn.
Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn với khách lẻ
Theo cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, khách không cung cấp tên, địa chỉ, số định danh thì hóa đơn ghi rõ “Bán cho người tiêu dùng”, theo Phụ lục điểm 4 điểm b Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Khách lẻ vẫn là đơn bán, nên cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn không bỏ qua đơn nào.
Hộ kinh doanh doanh thu từ 01 tỷ đồng trở xuống
Với cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, hộ kinh doanh dưới ngưỡng không bắt buộc dùng hóa đơn điện tử theo điểm d khoản 1 Điều 6 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Khi đăng ký tự nguyện, hộ dùng hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền.
Khi tư vấn hộ kinh doanh bán sàn chuẩn bị vượt ngưỡng 01 tỷ đồng, VAR eCOM ghi nhận việc đăng ký sớm giúp hộ có dữ liệu hóa đơn đủ 12 tháng. Như vậy cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn không phải đổi giữa năm.
Câu hỏi thường gặp về cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn
Xuất hóa đơn đơn hàng Shopee cho khách lẻ ghi thế nào?
Khách không cung cấp thông tin thì ghi “Bán cho người tiêu dùng” ở ô người mua, các ô địa chỉ và số định danh để trống. Tên hàng, đơn vị tính, số lượng, đơn giá vẫn ghi đủ theo cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn.
Xuất hóa đơn TikTok Shop lấy ngày nào?
Theo cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, lấy ngày giao hàng thành công, không lấy ngày đặt đơn hay ngày TikTok Shop chuyển tiền. Căn cứ của cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn ở điểm này là khoản 1 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Quy trình riêng cho sàn này có ở bài xuất hóa đơn bán hàng TikTok Shop.
Sàn đã khấu trừ thuế thì có phải xuất hóa đơn không?
Có. Khi đối chiếu cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, Điều 7 Nghị định 254/2026/NĐ-CP không có trường hợp miễn lập hóa đơn vì sàn đã khấu trừ thuế. Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn vẫn áp như đơn bán thường.
Khách đổi hàng khác màu có phải điều chỉnh hóa đơn không?
Theo cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, chỉ phải điều chỉnh khi việc đổi hàng làm thay đổi giá trị hàng đã mua, theo điểm c.1 khoản 5 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đổi cùng giá, cùng mã hàng thì cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn không cần hóa đơn điều chỉnh.
Kết luận
Cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn từ 01/07/2026 dựa trên Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Ba điều cần giữ trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn: lập theo ngày giao thành công, ghi tên hàng theo kho, ghi “Bán cho người tiêu dùng” khi khách không cung cấp thông tin.
Trong cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn, đơn trả lại xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh theo Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đọc thêm bài thời điểm xuất hóa đơn đúng quy định và bài điều chỉnh hóa đơn bán hàng trên sàn để soát cách xuất hóa đơn cho đơn hàng trên sàn trước khi chốt kỳ.
